Trello
1. Giới thiệu về trello#
Trello là công cụ quản lý công việc rất hiệu quả mà nhiều tổ chức cá nhân đang sử dụng. Trello gồm có phiên bản miễn phí và trả phí.
Trello gồm các thành phần cơ bản sau:
- Card: Là thẻ thông tin có Tiêu đề, Mô tả dùng để lưu trữ công việc. Một Card có thể dùng để ghi công việc, tính năng sản phẩm, câu hỏi, ghi chú,… tùy cách sử dụng. Mỗi Card sẽ có danh sách để bạn chia những thông tin đầu việc nhỏ hơn. Mỗi Card có thể được bình luận, đính kèm các tệp, hình ảnh trên đó để phục vụ cho việc trao đổi giữa các thành viên.
- List: Là một danh sách tổng hợp các Card thuộc chung một tình trạng hoặc một tính chất khác nhau. Ví dụ: List Doing bao gồm những card đang được thực hiện. List Done chứa những card đã hoàn thành.
- Board : Là một bảng, thường tương đương với một dự án hoặc một mảng công việc. Trong một Board có thể có nhiều List chia theo tình trạng của những đầu việc của dự án đó để tiện theo dõi.
- Team: tổng hợp những Board và thành viên của một nhóm.
2. Hướng dẫn sử dụng#
2.1. Tạo một nhóm làm việc (Team)#
Click vào mục Create a new team sẽ hiển thị ra hộp thoại sau:
Nhập thông tin của Team tại mục Name và thông tin mô tả của Team tại mục Description và nhấn nút Creat. Khi tạo xong một Team ta có thể chỉnh sửa Profile, tạo các Board trong team đó, add members và setting.
Ghi chú: Trello hỗ trợ add members bằng nhiều cách tìm: Bằng Account, tên, địa chỉ Email…, do Trello đã tích hợp với hệ thống Email của Google nên để tìm người dùng trong trường cần tìm bằng địa chỉ Email đầy đủ sẽ chính xác.
2.2. Tạo một Board#
Như tôi đã trình bày ở trên, Board là một bảng tương đương với một dự án hoặc một mảng công việc và gồm nhiều List.
Để tạo một Board trong một team nào đó ta click vào "Creat a new Board" trong team đó và thực hiện cấu hình các thông tin của Board :
- Tên của Board
- Add member cho Board. Với những member đã được add là thành viên của Team chứa Board thì sẽ mặc định là thành viên trong Board.
Để add member chọn Invite -> Nhập Email của người cần tìm -> Chọn tài khoản cần add.
2.3. Close một Board#
Khi một Board đã hoàn thành không dùng đến nữa thì người dùng có thể đóng Board đó lại bằng cách chọn Close Board như hình sau:
2.4. Mở lại một Board đã đóng#
Click chuột vào nút Board ở góc trên bên trái cửa sổ Trello
Chọn mục See closed board -> Chọn Re-open tại Board cần mở lại
2.5. Tạo một danh sách các công việc (List)#
Để tạo một List ta click vào Add List -> Nhập tên của List và nhấn nút Save
Mỗi một đơn vị, cá nhân có cách đặt tên khác nhau để quản lý công việc tại cơ quan mình. Thông thường các list được đặt tên như sau:
- Sẽ thực hiện: Là những công việc cần thực hiện trong năm, không phải trong thời gian tới.
- Cân thực hiện: Là những công việc cần thực hiện trong thời gian tới.
- Đang thực hiện: Là những dự án, công việc đang được thực hiện và chưa thực hiện xong. Khi các công việc ở phần đang thực hiện đã thực hiện và test xong thì sẽ được kéo sang phần đã thực hiện.
- Đã thực hiện: Là những công việc đã hoàn thành và đã được test.
Trong một List gồm nhiều Card, mỗi Card là một công việc hoặc nhóm công việc cụ thể.
2.6 Tạo việc cụ thể (Card)#
Để thêm một Card chọn Add Card Nhập tên công việc nhấn nút "Add"
2.6.1 Giao diện một card như sau#
2.6.2 Add members#
Để Add member ta click vào nút Members và nhập địa chỉ Email đầy đủ của người cần tìm vào ô Search Members, nhấn Enter.
1 | Chú ý: Members của card chỉ được lựa chọn trong danh sách members của Board phía trước |
2.6.3 Đặt nhãn cho Card#
Mỗi card là 1 công việc cụ thể, người dùng có thể dùng các nhãn để phân loại công việc theo ý muốn Cách thực hiện: Trong cửa sổ card, chọn Labels, chọn màu phù hợp
2.6.4 Tạo CheckList#
Check list là tập hợp các việc nhỏ trong 1 công việc (card), mỗi việc nhỏ trong check list được tạo ra cho phép người dùng đánh dấu đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành.
Cách thực hiện:
- Click vào nút Check list
- Điền tên check list vào ô Title
- Click Add
2.6.5 Tạo công việc trong Checklist#
- Nhập tên công việc trong phần Add Item phía dưới của CheckList đã tạo và nhấn Add
- Khi công việc hoàn thành tích vào ô vuông để đánh dấu công việc đã hoàn thành.
2.6.6 Đặt deadline cho card#
- Click vào Due date
- Chọn ngày deadline
- Click Save
2.6.7 Đính kèm tài liệu cho Card#
Người dùng có thể đính kèm tài liệu là các file text, ảnh, pdf… cho card bằng cách click vào nút Attachment